会議がスムーズに進む進行役向け「質問スキル」

みなさんは、会議などで、議論がスムーズに進まなかったり、提案者が無理やり提案内容を通そうとしたりと、納得できるような議論ができないまま会議が終了してしまった経験はありますか?

会議の結果をより良いものにしたいという気持ちはみんな一緒であるものの、なかなかいい結果に導くのが難しいこともよくあるかと思います。

そういったときに、役立つ「質問スキル」を紹介しているいい記事を見つけたのでご紹介します。

日経ビジネスオンライン「4つの『質問スキル』で合意形成」

http://business.nikkeibp.co.jp/atcl/skillup/15/280947/092600020/?rt=nocnt

今回紹介されているものは、すべて司会進行役向けのスキルのため、これから会議で司会進行する予定がある方の役に立つかと思います。

 

■会議では必須の「洗い上げ質問」

会議の限られた時間の中で、提案者が提案した内容を効率よく議論していくにはまず「洗い上げ質問」が必須です。この「洗い上げ質問」とは提案に対する問題点や懸念を引き出す質問のことです。「この提案について、どういった懸念がされますか?」や「この提案について気になった点があれば述べて下さい。」といったような質問です。これは、答え方も自由で答える側にあまりストレスがかからないため、ここでどれだけ多様な意見を引き出すかがその会議を成功させるカギになります。

そしてここでポイントとなるのが、「洗い上げ質問」に対する応酬はこの段階ではまだしないということです。ここでひとつひとつの意見に対して応酬すると、話題がどんどんそれていき、議論の収拾がつかなくなるので注意です。

 

■会議の論点を絞り、解決に導く「掘り下げ質問」「示唆質問」

そして、「洗い上げ質問」で挙がった問題点から、最も議論すべき重要な論点を引き出すのが「掘り下げ質問」です。これは、「今まで挙がった問題点の中でもっとも緊急度が高いと思うのはどれですか?」「この中でもっとも懸念されることはどれですか?」という質問です。この質問をするにあたって重要なのが、「洗い上げ質問」から「掘り下げ質問」に移行するタイミングです。限られた会議の時間の中で、提案の問題点を正確に見極めるには、移行するタイミングが早すぎても、遅すぎてもいけません。

「掘り下げ質問」で論点が絞られたら、次は「示唆質問」です。これは、「先ほど出た問題点を○○といった方法で解決できれば、この提案には賛成ですか?」といったように、「先ほど出た問題点に対するなにかしらの前提」をおいて「賛成かどうか」を質問するものです。ここで会議の結論の方向性が決まるので、進行役の技量が試されるのではないかと思います。

 

■会議の最後には「まとめの質問」

これは、会議の終わりに、結論を共有する際にする質問です。「○○という方針に決定しました。」ではなく、「○○という方針に決定しましたが、更に何か意見はありますか?」というように、質問を繰り返すということです。「方針が決まったのでそれに従って下さい」と、相手に結論を押し付けるのではなく、質問を繰り返すことで、ひとりひとりの納得度も高まり、よりよい合意形成ができるのです。

 

会議においてよりよい合意形成をするには、限られた時間の中で司会進行役がタイミングよく質問をすることが重要だということが分かったと思います。

質問内容を工夫し、効率の良い進行をし、会議をより良い結論に導きましょう。

 

田畑 結生

 

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